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Blog Aval Engenharia

[E-Book + Template Grátis] para aplicação do Last Planner

Publicado em: 21/01/2020

O Funcionamento tradicional do sistema de gestão de produção

Atualmente, todos que trabalham no dia a dia de uma obra sabem o quão desafiador é conseguir ser efetivo na execução do planejamento da obra. Ainda mais, com os constantes imprevistos no dia a dia de um canteiro. Com problemas surgindo envolvendo temas técnicas, administrativas, logística, gestão de equipes, de suprimentos, dentre outros.

Dentro dessa realidade, buscando uma maior assertividade na execução dos planos nas obras, surgiu o LastPlanner System. Uma metodologia de planejamento e controle da produção de obras, que utiliza os conceitos do Lean Thinking.

Desse modo, para que fique claro o que é o LastPlanner, vamos enxergar como o processo de planejamento e controle da produção tradicionalmente é executado.

Inicialmente, antes do início de um projeto é desenvolvido um cronograma. Onde temos uma rede de predecessores, premissas referentes as datas de início e término da obra, definição do plano de ataque à obra, dimensionamento dos tempos de ciclo dos principais pacotes de trabalho dentre outras diretrizes macro. Porém, sabemos que quanto mais longo é o nosso horizonte de planejamento menos precisos ficamos em relação as nossas previsões. Ou seja, menor a  probabilidade de termos um detalhamento completo desse plano inicial. Que muitas vezes representa um projeto com mais de 3 anos de duração.

Com isso, o que acontece é que muitas empresas fazem o gerenciamento do curto prazo, o plano semanal, das suas obras baseados na análise semanal desse plano de longo prazo. Porém, pela própria característica de um plano de longo prazo apresenta somente diretrizes mais macros. Não contando com alguns detalhamentos e atividades de suporte, que são necessárias para que consigamos ser eficientes na esfera do curto prazo.

 

Metodologia tradicional de gestão de planejamento

 

 

Para facilitar o entendimento:

Vamos exemplificar: Um gestor de planejamento de obras chega em sua reunião semanal de curto prazo. E, baseado na análise do plano de longo prazo, chega à seguinte conclusão: “Para que nosso plano de longo prazo seja cumprido devemos iniciar o revestimento de piso na próxima semana”. Contudo, para iniciar o revestimento de piso, existem uma série de atividades gerenciais e construtivas. E, essas atividades não estão detalhadas em um plano de longo prazo. Que devem ser analisadas antes do efetivo início da atividade, como por exemplo:

  1. Elaboração e execução do plano de logística de abastecimento nos
    postos de trabalho;
  2. Contratação e treinamento das equipes de trabalho;
  3.  Compra dos equipamentos e acessórios necessários para execução das
    atividades;
  4.  Validação final do projeto de paginação ou execução de protótipo para
    aprovação da diretoria;

O Last Planner System – Sistema de Planejamento Hierarquizado

Os desenvolvedores do LPS, que estavam implantando o Lean em obras, começaram a perceber um padrão entre as obras acompanhadas. Que mesmo implementando as ferramentas e conceitos do Lean no campo, ainda existia uma grande variabilidade nas tarefas efetivamente executadas em relação ao plano de longo prazo. Dessa maneira, para combater essa variabilidade, eles iniciaram a aferição de 2 indicadores de curto prazo. Sendo um quantitativo, o PPC – Percentual dos Pacotes Concluídos; e outro qualitativo, que são as Causas do não Cumprimento das Metas.

Percentual dos pacotes concluídos

Desse modo, ao analisar os indicadores de curto prazo, os pesquisadores perceberam uma evolução ao aferir os resultados e atuar antecipadamente sobre as causas do não cumprimento das metas. Esse feito trouxe, logo de cara, uma melhoria de 35% a 50% do indicador do PPC. E, partindo dessa experiência, foi estrutura a base do LAST PLANNER SYSTEM, que é a estruturação do planejamento em 3 níveis hierárquicos.

Sendo eles:

1.Planejamento Master

É o Planejamento de Longo Prazo. Que representa: O que deve ser feito?

O plano de longo prazo tem como objetivo a partir das datas de início e término do projeto, definir as principais premissas de execução da obra tais como: definição dos pacotes de trabalho e regras de precedência, dimensionamento das equipes de produção, definição do pulmão de final de projeto, cronograma para os principais suprimentos, contudo sem um alto grau de detalhamento – e tem como horizonte toda a duração do projeto;

2. Planejamento “Lookahead”

É o Planejamento de Médio Prazo. Detalhamento do longo prazo em um período de 6 meses. Que representa: O que pode ser feito?

O plano de médio prazo tem como objetivo detalhar o plano de longo prazo em um horizonte intermediário. Que em uma obra de até 24 meses por exemplo, pode ser de 3 ou 4 meses. Ou seja, mensalmente é feito um exercício de planejamento onde, olhando para o longo prazo, é feito um detalhamento em um horizonte de 3 ou 4 meses adiante.

Ademais, nesse detalhamento devem ser estudados os fluxos de trabalho auxiliares para a execução dos pacotes. Se existe a necessidade de decompor esses pacotes. Validar o dimensionamento das equipes de trabalho. E até formular um plano de ação em prática para rever algum desvio em relação ao plano de longo prazo. Uma das principais saídas do planejamento de médio prazo é o levantamento das restrições. Esse levantamento impende o efetivo início das atividades no curto prazo e a definição dos responsáveis pela sua resolução com as datas limites.

Conceito de Restrições: “Atividades gerenciais ou construtivas, necessidades físicas e informações de projeto ou campo que impedem a execução de um pacote de trabalho, necessitando de um responsável por remove-la e uma data limite de remoção”. (Codinhoto,2013)

3. Planejamento Curto Prazo

É o plano de trabalho semanal e diário. Que representa: O que será feito?

Com isso, no plano de curto prazo são analisadas as atividades que passaram pelo médio prazo e estão liberadas para a execução. Sem nenhuma restrição/impedimento para o seu início e conclusão efetiva. O horizonte de planejamento de curto prazo deverá ser a semana. E é de fundamental importância a participação de todos os envolvidos no processo de gestão e execução. Até o nível do último tomador que decisão que nesse caso seriam os líderes das equipes no campo.

Principais características de cada nível hierárquico

 

Importância do Plano de Médio Prazo

Primeiramente, para cada horizonte de planejamento temos indicadores e rotinas que são fundamentais para que sejamos efetivos na implementação do Last Planner System. Porém, percebam que a grande diferença em relação à forma tradicional de gerir o cronograma de uma obra é a inclusão do plano de médio prazo. Desse modo, esse nível é responsável por proteger a execução do plano inicial. Através da antecipação das restrições futuras. E, garantir que as atividades que estão programadas para o curto prazo possam ser iniciadas e concluídas. Com isso, esse plano garante uma grande melhora no indicador do PPC.

Ademais, a aplicação do planejamento de médio prazo exige, além do conhecimento do processo produtivo e modo de operar/responsabilidades de cada setor da empresa, grande disciplina e uma metodologia estruturada para que o consigamos fazer com que tenhamos rotinas que garantam que o funil do planejamento hierarquizado efetivamente funcione.

Para o plano de médio prazo o principal indicador é o IRR – Índice de Remoção das Restrições que representa o Número de Restrições Removidas no Período / Número de Restrições Planejadas Para Serem Removidas no Período.

IRR

Com o IRR é possível visualizar a nossa capacidade de habilitar as atividades do longo prazo serem incluídas no plano de curto prazo com condições de serem efetivamente concluídas. Em um dos cases de implantação das rotinas de médio prazo, em uma empresa que teve sua obra acompanhada pela Aval Engenharia, conseguimos, com o monitoramento contínuo do indicador, perceber que o gargalo para que as atividades efetivamente fossem liberadas para o plano de curto prazo não estava no canteiro de obras e sim em setores de suporte à obra tais como suprimentos e projetos. Após desbloquear os gargalos a obra conseguiu aumentar o seu IRR e posteriormente o PPC em mais de 30%.

Os 5 Princípios básicos do Last Planner e Template para médio prázo

Objetivando consolidar e resumir a metodologia Last Planner, seguem os 5 princípios básicos definidos pelo criador do Lean Construction o professor Koskela.

  1. Nenhuma tarefa deve começar sem antes ter todos os requisitos prontos para
    essa tarefa: Assim são minimizados os trabalhos que não tem condições ideais de produtividade e
    terminalidade.
  2.  A realização de toda tarefa deve ser medida e controlada por meio do PPC: Esse controle objetiva não transferir variabilidade às etapas posteriores – ou seja com o PPC combatemos um dos principais problemas na execução de obras que é a falta de terminalidade;
  3. As causas de não cumprimento das tarefas devem ser investigadas e retiradas. Dessa forma fomenta-se a melhoria contínua no processo;
  4. Deve-se manter um “buffer” de tarefas para cada equipe. Se alguma tarefa não puder ser concluída, mesmo passando pelo funil do lastplanner a equipe pode mudar para outra tarefa e evitar a perda de produção;
  5. No planejamento “lookahead” (médio prazo) deve-se preparar todas as solicitações previas para a execução das atividades futuras. Assim se garante que as tarefas planejadas possam ser cumpridas.

 

Além do material em formato de eBook, estamos disponibilizando como material bônus a nossa planilha de restrições. O material serve como um guia para a condução das reuniões de médio prazo e registro das restrições, responsáveis e datas limites para sua resolução. Essa planilha, durante muito tempo, foi utilizada e validada pelos consultores e clientes da Aval Engenharia. E garante que a rotina de médio prazo seja efetivamente realizada.

Esperamos que todos façam bom proveito do material e até o nosso próximo conteúdo!

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